Strafen für die falsche Einstufung von Mitarbeitern in den USA

Warum eine falsche Einstufung ein echtes Problem ist

Die Folgen einer falschen Einstufung gehen über finanzielle Strafen hinaus und umfassen eine ganze Reihe potenzieller Probleme für Unternehmen und ihre Arbeitnehmer. Falsch eingestufte Arbeitnehmer könnten wichtige Sozialleistungen wie Überstundenvergütung, Krankenversicherung und Arbeitslosengeld verlieren. 

Darüber hinaus entgehen dem Staat durch eine falsche Einstufung Steuereinnahmen, was eine strenge Durchsetzung durch Behörden wie die IRS und das Department of Labor (DOL) erforderlich macht, um eine ordnungsgemäße staatliche Aufsicht zu gewährleisten.

Überblick über die Einstufung von Arbeitnehmern in den USA

Arbeitnehmer vs. selbstständige Auftragnehmer: Die wichtigsten Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Auftragnehmern

Arbeitnehmer in den USA haben Anspruch auf Mindestlohn, Überstundenvergütung und vom Arbeitgeber finanzierte Sozialleistungen, während selbstständige Auftragnehmer auf Projektbasis arbeiten und sich selbst um ihre Steuern und Sozialleistungen kümmern.

Gängige Tests zur Einstufung

Es gibt mehrere Tests, um festzustellen, ob jemand ein Arbeitnehmer oder ein selbstständiger Auftragnehmer ist. Die beiden am häufigsten verwendeten sind der IRS Common Law Test und der Economic Realities Test.

Common Law Test

Der IRS verwendet einen Drei-Faktor-Test, der die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Beziehung zwischen den Parteien berücksichtigt, um die Einstufung zu bestimmen. 

Wenn ein Arbeitgeber erhebliche Kontrolle über die Aufgaben eines Arbeitnehmers ausübt, die finanzielle Haftung für Verluste oder Schäden trägt und der Arbeitnehmer an eine exklusive oder langfristige Beziehung zum Arbeitgeber gebunden ist, handelt es sich wahrscheinlich um einen Arbeitnehmer.

Economic Realities Test

Dieser Test wird vom DOL und den Gerichten verwendet und bewertet, ob ein Arbeitnehmer wirtschaftlich vom Arbeitgeber abhängig ist. Wenn ja, sollte er als Arbeitnehmer und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden.

Die Bedeutung der richtigen Einstufung: Was sind die Strafen für eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern?

Eine korrekte Einstufung schützt die Rechte der Arbeitnehmer, stellt sicher, dass Unternehmen die Steuergesetze einhalten, und verhindert kostspielige Rechtsstreitigkeiten. Eine falsche Einstufung kann Strafen des IRS, Zivilklagen und Rufschädigung nach sich ziehen.

Finanzielle Strafen und Steuernachzahlungen

• Nicht gezahlte Lohnsteuern – Arbeitgeber, die wegen falscher Einstufung verurteilt werden, müssen Steuernachzahlungen leisten, einschließlich nicht gezahlter Sozialversicherungs-, Medicare- und Arbeitslosensteuern. Diese Verbindlichkeiten können sich schnell summieren und zu erheblichen finanziellen Belastungen führen.
• Geldstrafen und Zinsen auf Nachzahlungen – Zusätzlich zu den Steuerverbindlichkeiten müssen Arbeitgeber Geldstrafen und aufgelaufene Zinsen auf nicht gezahlte Löhne und Sozialleistungen zahlen. Die IRS verhängt Strafen je nachdem, ob die falsche Einstufung absichtlich oder versehentlich erfolgte.

Rechtliche und zivilrechtliche Strafen

• Klagen wegen nicht gezahlter Löhne und Sozialleistungen – Falsch eingestufte Arbeitnehmer können wegen nicht gezahlter Überstunden, Verstößen gegen den Mindestlohn und verweigerten Sozialleistungen klagen. Sammelklagen können das finanzielle Risiko erheblich erhöhen.
• Zusätzliche Schadensersatzansprüche nach Bundes- und Landesgesetzen – Über die finanziellen Strafen hinaus können Arbeitgeber zur Zahlung von pauschaliertem Schadensersatz und Anwaltskosten verpflichtet werden. Einige Bundesstaaten haben strengere Gesetze, die die Strafen weiter erhöhen.

Rufschäden

• Öffentliche Wahrnehmung und Auswirkungen auf die Marke – Skandale wegen falscher Einstufungen können den Ruf eines Unternehmens schädigen und das Vertrauen der Kunden und Investoren beeinträchtigen. Negative Publicity kann zu langfristigen geschäftlichen Einbußen führen.
• Vertrauensverlust bei Mitarbeitern und Stakeholdern – Mitarbeiter, die sich aufgrund einer falschen Einstufung ausgenutzt fühlen, können das Unternehmen verlassen, was zu einer hohen Fluktuationsrate und dem Verlust qualifizierter Fachkräfte führen kann.

Strafrechtliche Sanktionen

• Schwere Fälle von vorsätzlicher falscher Einstufung – Arbeitgeber, die Arbeitnehmer vorsätzlich falsch einstufen, um Steuern zu hinterziehen oder Arbeitsgesetze zu umgehen, können strafrechtlich verfolgt werden. Fälle von Betrug oder wiederholten Verstößen können zu strafrechtlichen Anklagen führen.
• Mögliche Freiheitsstrafe für betrügerische Handlungen – In extremen Fällen können Arbeitgeber, die nach Bundes- und Landesgesetzen wegen vorsätzlicher falscher Einstufung und Steuerhinterziehung verurteilt werden, mit Freiheitsstrafen rechnen.

Spezifische US-Gesetze zur Einstufung von Arbeitnehmern

Die Einstufung von Arbeitnehmern in den USA wird durch ein komplexes Geflecht aus Bundes- und Landesgesetzen geregelt. 

Diese Vorschriften legen die Kriterien für die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und selbstständigen Auftragnehmern fest und beschreiben die rechtlichen Folgen einer falschen Einstufung. Die Kenntnis und Einhaltung dieser Gesetze ist für jedes Unternehmen, das in den USA tätig ist unerlässlich – insbesondere für Unternehmen, die Remote- oder flexible Arbeitskräfte beschäftigen.

Fair Labor Standards Act (FLSA)

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) ist das wichtigste Bundesgesetz, das die Lohn- und Arbeitszeitstandards für Arbeitnehmer in den USA regelt. Der FLSA wird vom US-Arbeitsministerium (DOL) überwacht und soll sicherstellen, dass die betroffenen Arbeitnehmer mindestens den bundesweiten Mindestlohn erhalten und für Überstunden korrekt vergütet werden. 

Eine falsche Einstufung nach dem FLSA liegt in der Regel vor, wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird und ihm daher diese und andere Schutzleistungen verweigert werden. Zu den Strafen für Verstöße gehören:

• Nachzahlung für nicht gezahlten Mindestlohn oder Überstunden
• Pauschalierter Schadensersatz, oft in Höhe der geschuldeten Nachzahlung
• Zivilrechtliche Geldstrafen, insbesondere bei wiederholten oder vorsätzlichen Verstößen
• Rechtskosten und Prozesskosten, wenn der Fall vor Gericht gebracht wird
• Künftig strengere Kontrollen durch Arbeits- und Steuerbehörden

Internal Revenue Code (IRC)

Der Internal Revenue Code (IRC) regelt, wie Privatpersonen und Unternehmen in den USA besteuert werden, und der Internal Revenue Service (IRS) setzt die Klassifizierungsregeln in Bezug auf Steuerabzüge und Steuererklärungen durch. 

Wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird, kann der Arbeitgeber folgende Pflichten verletzen:

• Einbehaltung der Einkommensteuer
• Zahlung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA)
• Zahlung der Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)

Dies kann folgende Konsequenzen haben:

• Steuerprüfungen und Ermittlungen durch die IRS
• Steuernachzahlungen, Zinsen und Strafen
• Mögliche strafrechtliche Haftung bei vorsätzlichem Betrug

Der „Common Law Test” des IRS konzentriert sich daher auf die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung, um die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer zu beurteilen. Arbeitgeber, die gegen die Vorschriften verstoßen, können auch ihren Anspruch auf Safe-Harbor-Schutz gemäß Abschnitt 530 des Revenue Act von 1978 verlieren, was bedeutet, dass sie höhere Nachzahlungen leisten müssen, wenn sie ihren Verpflichtungen als Arbeitgeber nicht nachkommen.

Gesetze zur Einstufung von Arbeitnehmern der Bundesstaaten

Während die Bundesgesetze die Grundlage bilden, haben viele US-Bundesstaaten eigene Regeln für die Einstufung von Arbeitnehmern entwickelt, die strenger als die Bundesstandards sein können. Unternehmen müssen die Anforderungen jedes Bundesstaates, in dem sie Arbeitnehmer beschäftigen, kennen und einhalten.

Das kalifornische Gesetz AB-5

Die kalifornische Assembly Bill 5 (AB-5), die 2020 in Kraft getreten ist, ist eines der weitreichendsten Gesetze zur Einstufung von Arbeitnehmern. Sielegt den „ABC-Test” fest, mit dem bestimmt wird, ob ein Arbeitnehmer ein selbstständiger Auftragnehmer oder ein Arbeitnehmer ist:

• (A) Der Arbeitnehmer unterliegt bei der Ausführung seiner Arbeit keiner Kontrolle oder Weisung.
• (B) Der Arbeitnehmer führt Arbeiten aus, die nicht zum üblichen Geschäftszweck des Auftraggebers gehören.
• (C) Der Arbeitnehmer übt einen selbstständig ausgeübten Beruf, eine selbstständige Tätigkeit oder ein selbstständiges Gewerbe aus.

Wenn nicht alle drei Kriterien erfüllt sind, muss der Arbeitnehmer als Angestellter und nicht als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft werden. Dies hat tiefgreifende Auswirkungen auf Unternehmen der Gig-Economy (z. B. Uber, Lyft), Speditionen und Content-Ersteller. Verstöße können zu ähnlichen Strafen wie auf Bundesebene führen.

Andere bundesstaatliche Vorschriften

Mehrere andere Bundesstaaten haben eigene Kriterien oder Tests für die Einstufung von Arbeitnehmern eingeführt. Einige Beispiele dafür sind:

• New York – Verwendet einen hybriden Test, der Elemente des Common Law und des Economic Realities Test kombiniert, mit dem die Aufsichtsbehörden insbesondere im Bau- und Dienstleistungssektor aggressiv gegen Fehlklassifizierungen vorgehen.
• New Jersey – Verwendet ebenfalls den ABC-Test. Arbeitgeber, die gegen die Vorschriften verstoßen, können öffentlich gelistet werden, wenn sie gemeldet und für schuldig befunden werden.
• Massachusetts – Setzt einen der strengsten ABC-Tests des Landes durch, wodurch es extrem schwierig ist, einen Arbeitnehmer als unabhängigen Auftragnehmer einzustufen.

Die Bundesstaaten können auch zusätzliche Strafen verhängen, darunter:

• Aussetzung oder Entzug von staatlichen Aufträgen
• Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen
• Verschärfte Strafen für wiederholte oder vorsätzliche Fehlklassifizierungen
• Persönliche Haftung für Führungskräfte oder leitende Angestellte

Angesichts der sich überschneidenden und sich ständig weiterentwickelnden Bundes- und Landesgesetze erfordert die Einhaltung der Vorschriften in den USA nicht nur Rechtskenntnisse, sondern auch proaktive Personal- und Gehaltsabrechnungsstrategien. 

Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen globalen Anbieter von Beschäftigungslösungen und Experten für lokale Steuer- und Arbeitsvorschriften wie INS Global ist der beste Weg, um Risiken zu minimieren und die Einstufung in verschiedenen Rechtssystemen korrekt zu verwalten.

Risiken einer falschen Einstufung für Arbeitgeber in den USA

Prüfungen und Untersuchungen

Prüfungen durch den IRS und das Department of Labor (DOL) – Der IRS und das DOL untersuchen aktiv Fälle von falscher Einstufung und verhängen Nachzahlungen, Geldstrafen und Strafen gegen nicht konforme Unternehmen. 

Durchsetzungsmaßnahmen auf Bundesstaatsebene – Die Arbeitsministerien der Bundesstaaten führen stichprobenartige Prüfungen und Untersuchungen durch, was das Risiko für Arbeitgeber weiter erhöht.

Nachzahlungen und rückwirkende Strafen

Arbeitgeber können für Lohnnachzahlungen und die Rückzahlung von Sozialleistungen und Strafen über mehrere Jahre hinweg zurückverfolgt werden, was zu erheblichen finanziellen Belastungen führt.

Auswirkungen auf die Arbeitsmoral und Mitarbeiterbindung

Eine falsche Einstufung beeinträchtigt das Vertrauen und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter, was zu höheren Fluktuationsraten und Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung führt.

Maßnahmen zur Vermeidung der falschen Einstufung von Mitarbeitern

• Regelmäßige Klassifizierungsprüfungen durchführen – Routinemäßige Prüfungen helfen dabei, potenzielle Risiken einer falschen Einstufung zu erkennen und die Einhaltung der sich ändernden Gesetze sicherzustellen.
• Bundes- und Landesgesetze verstehen – Arbeitgeber müssen sich über bundes- und landesspezifische Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern auf dem Laufenden halten, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Wenn ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmen Zweifel hinsichtlich des Arbeitsverhältnisses hat, kann das Formular SS-8 angefordert werden, um Klarheit zu schaffen. Dies kann jedoch dazu führen, dass Unternehmen unter strengerer Beobachtung stehen und erhöht das Risiko von Strafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften.
• Rechtliche und professionelle Beratung einholen – Dazu gehören Arbeitsrechtsexperten, die Unternehmen betreffend Einstufungsregeln beraten und bei der Umsetzung bewährter Verfahren unterstützen, sowie die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR). Ein EOR kümmert sich um die Einstufung von Arbeitnehmern, die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften und stellen so sicher, dass Unternehmen rechtliche Fallen vermeiden.
• Arbeitsverhältnisse klar dokumentieren 

• Schriftliche Verträge abschließen – Klar definierte Verträge legen den Arbeitsumfang, die Verantwortlichkeiten und die Zahlungsbedingungen vom ersten Tag des Einstellungsprozesses an fest.
• Einheitliche Vorgehensweisen – Arbeitgeber sollten für alle Arbeitnehmerkategorien einheitliche Richtlinien anwenden, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Herausforderungen und Überlegungen

Komplexe staatliche und bundesstaatliche Vorschriften

Eine der größten Herausforderungen für US-Arbeitgeber ist die doppelte Regulierung auf Bundes- und Landesebene. Während Bundesbehörden wie der IRS und das Arbeitsministerium ihre eigenen Richtlinien haben, gelten in vielen Bundesstaaten unabhängige Einstufungsstandards, die oft strenger und detaillierter sind. 

So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer, der nach dem Common Law Test des IRS als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird, nach dem ABC Test des Bundesstaates Kalifornien dennoch als Arbeitnehmer gelten. Diese Fragmentierung bedeutet, dass Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, folgende Aufgaben haben:

• Überwachung unterschiedlicher Definitionen des Beschäftigungsstatus
• Einhaltung bundesstaatsspezifischer Melde- und Anmeldepflichten 
• Überwachung häufiger Gesetzesänderungen und Gerichtsurteile

Wenn die Praktiken nicht an die lokalen Gesetze angepasst werden, steigt das Risiko von Prüfungen, Strafen und Arbeitnehmerklagen. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Überwachung der Compliance zu zentralisieren und in Fachwissen zu investieren, das mit den Rahmenbedingungen mehrerer Rechtssysteme vertraut ist.

Flexibilität der Belegschaft und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Einklang bringen

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf flexible Personalmodelle, um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. Selbstständige Auftragnehmer, Freiberufler und Berater bieten Schnelligkeit und Skalierbarkeit, insbesondere in projektbasierten Branchen wie Technologie, Design und professionellen Dienstleistungen. 

Diese Flexibilität birgt jedoch das Risiko, gesetzliche Grenzen zu überschreiten und eine falsche Einstufung vorzunehmen. Arbeitgeber müssen sorgfältig prüfen, wer kontrolliert, wie und wann die Arbeit ausgeführt wird, ob der Arbeitnehmer Unternehmenstools oder -plattformen nutzt und wie sich die Fortdauer und Exklusivität des Arbeitsverhältnisses im Laufe der Zeit entwickeln kann. 

Eine übermäßige Abhängigkeit von selbstständigen Auftragnehmern ohne ordnungsgemäße Überprüfung der Einstufung kann zu rechtlichen Unklarheiten führen. Um das richtige Gleichgewicht zu finden, sollten Unternehmen klare vertragliche Vereinbarungen treffen und rollenspezifische Unterlagen führen, die eine ordnungsgemäße Einstufung von Anfang an gewährleisten.

Anpassung an sich verändernde Trends in der Arbeitswelt

Das Aufkommen der Gig Economy, der Remote-Arbeit und der digitalen Freiberuflichkeit gestaltete traditionelle Beschäftigungsverhältnisse neu. Dank Plattformen, die On-Demand-Dienste ermöglichen, und Technologien, die die globale Personalbeschaffung vereinfachen, beschäftigen viele Unternehmen mittlerweile Mitarbeiter aus den gesamten USA – oft ohne die rechtlichen Auswirkungen zu verstehen. 

Diese neue Normalität erfordert von Unternehmen Folgendes:

• Überprüfung und Anpassung der internen Klassifizierungsrichtlinien
• Berücksichtigung der Standorte von Remote-Mitarbeitern und der damit verbundenen staatlichen Gesetze
• Bewertung, ob die Art der Remote-Arbeitsvereinbarungen die Klassifizierungsschwelle verschiebt

Da die US-Regierung Gig-Economy-Plattformen weiterhin genau unter die Lupe nimmt und neue Gesetze verabschiedet, ist es entscheidend, diesen Veränderungen einen Schritt voraus zu sein. Unternehmen müssen bei der Aktualisierung ihrer Personalrichtlinien proaktiv statt reaktiv vorgehen.

Warum die richtige Einstufung von Mitarbeitern wichtig ist

Die richtige Einstufung von Mitarbeitern ist nicht nur eine rechtliche Formalität, sondern ein Kernelement des Risikomanagements eines Unternehmens. Über den finanziellen Schaden hinaus untergräbt eine falsche Einstufung das Vertrauen der Mitarbeiter und kann die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers gegenüber Kunden, Partnern und Investoren beeinträchtigen. 

Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen regelmäßige interne Audits durchführen, sicherstellen, dass die Personalabteilungen die Einstufungsregeln kennen, und die rechtliche Überwachung in den Einstellungsprozess integrieren.

Abschließende Gedanken zur Risikovermeidung durch falsche Einstufungen: Partnerschaft mit INS Global

Bei der Vermeidung von falschen Einstufungen geht es nicht darum, weniger flexibel Personal einzustellen, sondern darum, verantwortungsbewusst, rechtssicher und strategisch richtig einzustellen. Durch einen proaktiven, gut informierten Ansatz können Unternehmen eine starke, agile Belegschaft aufbauen, ohne sich unnötigen rechtlichen und finanziellen Risiken auszusetzen.